Comment mesurer la rentabilité d’un projet flex office ?

En sortie de crise Covid, la plupart des entreprises ont mis en place un mode de travail hybride, permettant l’alternance entre le présentiel et le distanciel. Les salariés ne sont donc plus réunis tous en même temps sur leur lieu de travail, les surfaces sont devenues trop grandes et de nombreux bureaux restent inutilisés.

En sortie de crise Covid, la plupart des entreprises ont mis en place un mode de travail hybride, permettant l’alternance entre le présentiel et le distanciel. Les salariés ne sont donc plus réunis tous en même temps sur leur lieu de travail, les surfaces sont devenues trop grandes et de nombreux bureaux restent inutilisés.

Or, les bureaux représentent le second poste de dépenses des entreprises après la masse salariale*. Le prix exorbitant de l’immobilier les pousse à rentabiliser chaque centimètre carré de l’espace de travail. Ce contexte les incite fortement à adopter le bureau flexible ou flex office, afin d’alléger le poids du locatif dans leurs charges.

Pour bien préparer un projet de flex office, tout l’enjeu des entreprises réside dans le calcul de la rentabilité potentielle du projet.

Comment procéder ? 

Quels sont les indicateurs à prendre en compte ? 

1/ Il est important d’évaluer la situation initiale, c’est-à-dire le montant actuel du coût total de l’immobilier dans le bilan de l’entreprise.

2/ Rapporter ensuite ce chiffre au nombre de salariés afin d’établir le coût par poste de travail supporté par l’entreprise.

3/ Estimer le taux d’occupation initial, c’est à dire combien de salariés sont présents dans les bureaux en moyenne par jour, quel est le nombre de jours de télétravail de mes salariés, quels sont les jours de forte / moindre affluence, etc…

4/ Redéfinir les besoins réels : nombre de postes, ajustement de la surface des locaux, mais aussi digitalisation des services (ex : réservation d’un poste de travail, d’une salle de réunion, d’un déjeuner avec les collègues présents à la cantine, etc…).

5/ Et enfin, comparer !

Une étude de l’Arseg sur les « buzzy ratios » en 2020, évaluait le coût moyen d’un bureau par salarié en France
à 10 246€. Comparer le coût d’un poste de travail en mode 100% présentiel avec le coût d’un poste de travail en mode flex office, permet de mesurer l’envergure des économies réalisées. 

Par exemple, en passant de 1000 à 800 postes de travail (une réduction des postes de travail de 20%), l’entreprise passe d’une charge annuelle de 10 246 000€ à 8 196 800€, soit une économie de plus de 2 millions par an. Les économies sont loin d’être négligeables.

Il s’agit donc d’évaluer les différents coûts d’un poste de travail : loyers et assurances, taxes, charges d’exploitation du bâtiment, fourniture de services, moyens et équipements, RH. Les entreprises pensent à tort que pour faire des économies il faut réduire les services offerts aux salariés. La réalité est tout autre : le loyer, les assurances et les taxes (calculées en partie sur la surface des locaux) représentent plus de 50 % des coûts d’un poste de travail. Pour être smart dans sa logique d’économie des coûts, c’est donc le poste immobilier qu’il faut avant tout chercher à réduire.

N’oublions pas qu’il y a d’autres avantages tout aussi importants pour l’entreprise à prendre en compte dans son évaluation, au-delà de l’aspect purement financier : 

  • La flexibilité du travail permet de réduire les temps de trajets des collaborateurs et diminue ainsi leurs niveaux de fatigue et de stress. 
  • Ils peuvent désormais gérer leur temps de travail en toute autonomie. 
  • En améliorant la qualité de vie des salariés, on accroît leur motivation et leur implication. Le taux d’absentéisme baisse et la productivité augmente. Une étude de l’Institut Sapiens évalue que la productivité des salariés qui travaillent à distance augmente de 22%.

L’entreprise a tout à y gagner à passer au flex office : un salarié plus heureux et plus productif !* Article du 11.01.22 sur Journaldunet.com “Immobilier de bureau : comment faire de ses locaux un véritable levier d’optimisation des coûts. https://www.journaldunet.com/management/direction-generale/1507963-immobilier-de-bureau-comment-faire-de-ses-locaux-un-veritable-levier-d-optimisation-des-couts/

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